整理整頓のプロセスを考えてみる

簿記３級独学応援

皆さんこんにちは。がんばろう！日商簿記３級合格。

今回は、「整理整頓のプロセスを考えてみる」というテーマでお話しします。

さて、普段、仕事をしていて、生活もそうですが、スムーズに物事が回らず、煮詰まっているなという時に、みなさんはどうしていますか？

そんな時は、いったん立ち止まって、自分のまわりを見回してみてください。
すると、机がけっこう乱れてるんですよ。

私も今朝、机の上の整理整頓をしたんですが、やっぱりですね、心の乱れというのは、身の回りの環境に出ます。

自分の身の回りを整理整頓して、無駄な物がないすっきりした状態にしておくと、自分の頭の中もすっきりして、パフォーマンスが上がります。

そのことをしっかり自分に戒めて、整理整頓を毎日の習慣にしているのですが、昨日の「ふりかえり」に、「最近ちょっと机の上が乱れてるので、明日きれいにする」と書いてみました。

さて、本日は「整理整頓とは、どのような状況なのか？」について考えてみます。

整理整頓とは？
それは、私にとっての「考えるプロセス」です。

毎日、物も情報もどんどん新しく入ってきます。新しく私たちのもとにやってきます。
物や情報などがどんどんどんどん日々やってくきますね。

これを全部受け入れたら、ごみがたまってしょうがない。
すると、やっぱり取捨選択しなくてはいけないんですね。

削除もしなくては、まずい。メールでもそうですね。
そうすると、新規の物もあるし、既存の物というのは、これまである物が溜まったなーと思ったら、大掃除が必要です。

つまり、今まである物を今度は整理することになります。

私自身、コンサルティングをやっていてもそうなんですが、無駄な仕事が増えてくると、思考まで停止になります。

では何をするか？
答えが整理せんとんです。
新しく入った物も既存の物、古くなってる物、しばらくほったらかしにした物、もう１回見直しましょう。

本日はその整理整頓の４つのステップ、「分ける」「捨てる」「しまう」「使う」をお話しします。

第１ステップが「分ける」ことです。

整理整頓は、「捨てる」と「しまう」ですが、ただしまえばいいのではなく、すぐ出せる状態のことです。
しまうとは、整えて、並べ替えるとも言います。

整理整頓って、いうのはあくまでプロセスの1個で、その前段階があります。

それがこの仕分けです。
仕分けの判断基準は個人によって違いますが、それが明確ではないために、会社の中でも「ごみが溜まって汚い人」「整理整頓されたきれいな人」に分かれます。

だから、「整理整頓されたきれいな人」の判断基準に合わせて、明文化するのです。
判断基準が明確じゃないから、分けられないのですね。

「ごみが溜まって汚い人」は、仕分けできないから、とりあえず置いておく。だから、どんどん溜まっていって、ごみ溜めになる。

物も情報にも新陳代謝が必要です。

必要な物が10あったら、5は置いておきます。
新しく10入ってきたら、今までの物を半分以上捨てないと、新しい物が入ってこれません。

常に新しい物を取り入れるスペースを半分くらいは確保しておきます。
本当に必要な物というのは、およそ4割くらい。つまり半分以下です。

常に新しい物が入っても全部が全部、必要だって言ってると、いつまでも2倍3倍4倍って、物が増えて、部屋の中とか机の中が汚くて仕方ない。
全部必要な物だと考えると、どんどん増えちて、いずれ200とか300になって溢れます。
そのやり方は、場所も取るし、コストもかかります。

２つのステップが捨てるです。

10ある物のうち、1つ入ったら、1つ捨てましょう。
今の環境のキャパシティは決まっているのですから、新しい物が1つ入ったら、1つ出します。

理想は、2つ入ったら3つ出す。
2入って、3出せば、1スペース空きます。
空いたスペースでもっと、付加価値を高くすればいいのですから。

入った物以上に、「捨てる」という発想がすごく大事だと私は思っています。

つまり、これが省くってことです。三省堂の省く。
だから、1つ入ったら2つ省くくらいの気持ちでやって、ちょうどいいのです。

私にとってのバランスは、6対4。
必要な物は4割で、いらない物は6割です。
あるいは、必要な物は3割で、いらない物は7割です。
バランスは人の感覚によって違いますが、必要なものが5割以上はないと思います。
手に入った物は全て必要だということはありえないと思いますよ。これまでの人生を考えてもね。

あるいは、今の物が全部大事だとするならば、それよりもプラス1くらいの割り増しで、何か今の物を捨てなくてはいけません。

だから、結局、既存だろうが新規だろうが、1入ったら、1.2、1.3捨てる。
あるいは4入ったら6捨てるとかね。
10入ったら、12とか13。

もしも、入ってくのが4ならば、今ある物を6捨てなくちゃまずいわけです。
とすると、入ってくる物が全部、必要だと思うと、今まである物を同じ分以上捨てなければいけないので、けっこう大変ですよね。

今ある物も全て新しく入った物も全部が全部必要だと思わないんですね。
その中でさらに2割とか3割とか4割とか、必要な物を絞れば今まである物を捨てなくていいのです。

涙を呑んで半分以上捨てるって感覚で、新しい物を手に入れる。
で、判断基準決めた。必要な物は4割、不要な物は6割と思っておけば、必ず出る物のほうが若干、多いので、いつも部屋の中がきれいなはずなんですよ。机の上もね。

次のステップが、残った物についてすぐ出せる状態に「整える」「整頓する」「しまう」です。

しまうとことは、順番決めるということです。
判断基準を分かりやすくするものです。

当然ですが、使ったら元の場所に戻します。
これがなかなかこれができないのですが、使ったら元の場所に戻すのも改善活動です。

場合によっては取り替えるために捨てるという形で、この「分ける」「捨てる」「しまう」「使う」「戻す」「しまう」「戻す」「使う」「戻す」「使うのサイクルと「使う」取り替えるために「捨てる」。

「分ける」「捨てる」「しまう」「使う」のこの4つのステップを上手に循環させていくことがエコなのかなと。あとこれ、仕事のエコでもあります。

仕事がうまくいかない人は、この４つのサイクルができてないと思います。
「新しい情報とか新しい仕事を手に入れました。でも、その仕事に優先順位が付けられません」
新しい情報や新しい仕事は入ってきたら、まずやるべきことは「わけて」「捨てる」こと。
これができないと、どんどんどんどん忙しくなって悪循環になります。