今回の「前を向いて歩こう」は、毎週末になったら次の1週間の予定を立ててみると非常にパフォーマンスが改善されやすい、あるいは時間の使い方が上手になりやすいといったノウハウをご紹介したいと思います。
 
今はインターネットなどもあり情報源が多く、情報の洪水でどうやって情報を選んで良いのか、どれを信頼して良いのか分かりません。

この情報化社会にあって、情報の海に溺れてしまいそうになります。
色んなデータや知識が沢山ありすぎて自分がどう捌いて良いかが分からないようです。
 
あるいは忙しくて色々なことをしなければいけません。
メールも発達しています。
 
通信手段が発達すればするほど色々な人からの連絡が来ます。
ということは、1日中忙しくてなかなか仕事に集中しにくいです。
 
あなたの意識を分散させるような出来事があります。
売り込みの電話もあります。
色んなインターネットのメールもあります。
 
そういうことを考えると、色んな物事からどうやって自分の時間を確保するのか、あるいは自分の成長、あるいはレベルアップに必要な重要事項にどうやって時間を配分するのかといったテクニックになります。
 
ポイントは、「第Ⅱ領域」という言い方がありますが、これは「7つの習慣」の第3の習慣で言っている優先事項を優先するというのはすごく良いチャートだと私は思っています。
 
重要度と緊急度を図に書いて、第Ⅰ領域から第Ⅳ領域までを分類して、そのうちの第Ⅱ領域を意識してスケジュールに書き込みましょうという話です。
 
例えば僕ならどうするかというと、毎週土曜日に予定を立てます。
予定を立てる時間は1時間ぐらいあれば良いと思います。
 
予定を立てるのは金曜や日曜でも良いですが、金・土・日のどれかに行ってください。
1時間ぐらいを使って次の1週間の予定を立てます。
 
その時にやってしまいがちなのが、「7つの習慣」でいくと左上が第Ⅰ領域で、緊急かつ重要なものです。
 
例えばよくあるのが人に会ったり、緊急な会議や、機嫌のある報告書の提出や、クレーム処理のような、問題や課題への対処です。
 
問題が生じた時の後追いのフォローというのは仕事した気になってしまいますが、仕事はしていますが後追いなので実はあまりドラッガーのいうチャンスにはあまり資源を投入していません。
 
クレーム処理や品質管理などの後追いの処理が増えると疲れてしまいます。
期限のある書類の提出や、期限のある仕事や、それ程重要ではない人と会うということもあります。
 
しかし、会わなければいけません。
会わなければいけないですが、会ったからといって何が急にチャンスが得られるというわけでもありません。
 
重要は重要ですが、将来のチャンスに繋がらない、要するに会わなければいけないという意味では重要なのです。
 
色々なミーティングのレベルがあります。
この場合は将来の前向きな話というよりは、今の課題の対処についてです。
目先の緊急課題に対処するための後追いの作業が第Ⅰ領域です。
 
そして、第Ⅱのエリアというのが緊急ではないけれども重要なもので、「7つの習慣」ではすごく重要視されます。
将来的に自分や会社の成長・発展に貢献するのは第Ⅱ領域です。
 
例えばキーパーソンであるAさんに会って将来の話をする場合、例えば30分しかないというのは緊急ではないからです。
 
重要な決裁権限を持っている人に会うけれども緊急ではありません。
将来に向けてではありません。
 
今すぐの問題対処ではありません。
第Ⅰ領域のミーティングは今の問題対処するための緊急のミーティングです。
 
Aさんは将来に対してビジネスチャンスを拡大するための面談なのです。
ただ、これは後回しになりやすいのです。
 
あるいはマーケティング計画は0分ですが、ほとんどやらないところもあります。
マーケティングは仕組み作りなので大事です。
 
あるいは部下の育成をして部下のレベルが上がれば当然後々仕事が楽になるはずです。
将来に向けての投資なのです。
 
投資活動の領域はエリアⅡです。
これが30分と30分で1時間しかありません。
 
1日10時間働いて「忙しいな」と言っている人がいたとしましょう。
1日10時間の活動分析をします。
 
週末に来週1週間の予定を立てる前に活動分析をすることが第1ステップです。
活動分析をして、よく見ると、第Ⅰエリアの緊急かつ重要という後追いの問題の対処の活動がBさんにあるのが60分ですが、これは緊急なミーティングです。
 
それから、活動報告書の提出が30分でクレーム処理が60分で合計2時間半です。
10時間のうちの2時間半は緊急かつ重要なものに対処します。
これは仕方ないといえば仕方ないです。
 
第Ⅱ領域の将来的に大事な、投資になるような将来の成長に向けた第Ⅱ領域は1時間しかありません。
 
そして、一番多いと思われるのは緊急かつ重要ではないものです。
これは結構多くて、10時間のうち6時間ぐらいです。
 
5割~7割が第Ⅲ領域というような見方もあります。
半分ぐらいが第Ⅲ領域であることが多いです。
 
例えば電話相談などがあります。
電話相談は受けるけれども、なくても良い電話相談もあります。
そもそも自分が受ける必要がないものもあります。
 
部長が受ける必要がないものをわざわざ部長に相談することもあります。
本人で解決できるものをわざわざ相談に乗ってしまうこともあります。
それは本人のためになりません。
 
ですから、要らない電話相談や要らない電話連絡が5件(60分)ぐらいあります。
コンサルをやっているとこういうことは結構多いです。
 
特に今は携帯電話が発達しているので、場合によっては携帯電話に出るなと私は言っています。
仕事をしている時に出てしまうと、それは自分の生産性を害することになります。
 
電話の後に気持ちを切り替えなければいけないので、ロスになります。
よほどのことがない限りは出なくても死にはしません。
ということは、何度も電話に出なければいけない仕組みがまずいのです。
 
そして、D社担当者の来訪があります。
急に「近くに寄ったので来ました」というようなことが結構ありますが、ある意味で迷惑です。
 
忙しい仕事の時に来訪に対応するというのは会社にとって迷惑です。
その時は「今は忙しいので」というふうに言えれば良いです。
 
あるいは突然の電話というのは迷惑です。
だから、私は営業電話などは基本的に出ません。
 
もし出るとしたら、私の1時間を2万円で請求して払ってくれるのならば会いますけれども、突然の来訪には会いません。
なぜかというと、自分の生産性を害させるからです。
 
だから、テレアポで電話をする時には相手がたまたま手持ち時間の時であれば良いけれど、忙しい時に電話をするのは失礼なので、その時には切ります。
 
そのため会社の社長さんとかは直接電話に出ないのです。
社長さんが一番時給が高いので、営業電話にはいちいち対応していられません。
 
次に調べ物です。
これは意外に仕事と思うかもしれませんが、調べ物がそもそも必要ではない仕組みにすれば良いです。
 
調べ物で忙しいと言っていますが、本当に調べ物が必要なのでしょうか。
あるいは調べ方が下手なのかもしれませんし、データが整理されていないから本を探すだけで時間が掛かることもあります。
 
調べ物は結構侮れません。
あとは物を運ぶ時間もあまり付加価値は高くありません。
 
あとは遠距離の移動もあります。
道は詳しくなるけれども売上は上がっていません。
営業であればルートを考える必要があります。
 
それから会議の準備と出席です。
ほとんどが定例会議や何のために出ているか分からないような会議です。
 
コミュニケーションは会議でとる必要はありません。
会議はコミュニケーションをとる場所ではないということです。
 
一番困るのは、第Ⅲ領域というのはやった気になってしまうのですが、生産性は上がっていないのです。
 
第Ⅲ領域を削って第Ⅱ領域に持っていくのが実は大事なのです。
あとは、意外にあるのが第Ⅳ領域です。
 
これは重要でも緊急でもないことです。
これは無いと思うかもしれませんが、意外にあります。
 
例えば長い雑談、休憩などです。
あるいは気が付くと会社のあちこちで30分1時間とダラダラ喋っているケースがあり得ます。
 
たまには喋っても良い時はあるかもしれませんが、本来あるべき時間よりも多すぎるケースというのがあります。
 
それから、ネットサーフィンです。
何となくネットで検索しているから仕事をしている気になりますが、やっていません。
 
あと、手待ち時間も意外に侮れません。
前の仕事が来ないから待っているだけという状態です。
手待ち時間は工場でもよくあります。
 
それから遅刻や早退です。
それから娯楽です。
 
よく探すと第Ⅳ領域は第Ⅰ領域と同じぐらいあります。
手待ち時間は結構多いです。
本人は仕事をしたいけれどもできないという状態です。
 
これは仕組みの問題です。
例えば10時間のうち6割の6時間が第Ⅲ領域というのは結構問題です。
しかも本人は仕事をした気になっています。
 
しかし、経営者にとっては結構迷惑な時間です。
だから、これは経営者自らの責任なのですが、この時間は仕事をした気になっていて報酬を欲しいと思うけれども、なかなかもらえないのです。
 
なぜなら生産性が上がっていないからです。
これが従業員が一生懸命働いているけれども給料が安いと思っているギャップなのです。
 
これは会社に貢献していないのですが、そういう仕組みにしている社長が悪いのです。
だから、責任は社長にあって従業員のせいではないのです。
 
第Ⅲ領域の時間を減らすような職場環境やシステムを作るのは経営者の責任です。
だから、経営者自身に返ってくるのです。
 
第Ⅱ領域は10時間のうち1時間、第Ⅲ領域の6時間を3時間に減らす努力をして、そのうちの2時間を第Ⅱ領域に持ってきて仕事時間を10時間から9時間に減らす、あるいは第Ⅳ領域の2.5時間を0.5時間に減らすとここが8時間になるから残業もなくなります。
 
つまり、第Ⅲ領域と第Ⅳ領域は削って第Ⅱ領域に時間を送ることによって仕組みが良くなるので、第Ⅰ領域のクレームも減ります。
 
従って、第Ⅲ領域と第Ⅳ領域を減らして第Ⅰ領域を増やすということによって全体がよく回ります。
 
第Ⅱ領域のマーケティング計画や色々な成長に関わることをしていれば、第Ⅰ領域のクレームや問題は減るのです。
 
というふうに考えると、第Ⅱ領域にいかに時間を1週間使うかどうか。
ポイントは、まず第Ⅱ領域から埋めるということです。
 
例えば今回ならばAさんに会うという時間を30分から60分に増やしましょう。
マーケティング計画は今まで0分だったのを60分とりましょう。
 
部下の育成は30分では足りないので、60分しっかりとってここでコミュニケーションをとります。
 
会議でコミュニケーションをとろうとしたらだめです。
会議はコミュニケーションの場ではなくて議論を戦わせる場です。
 
コミュニケーションは育成の場でやってほしいのです。
それが30分では少ないから60分にしました。
 
ということは1時間から3時間に第Ⅱ領域を増やしました。
第Ⅱ領域を先にやめます。
 
20日の月曜午前10時~11時、Aさんと面談を30分から60分にしました。
そして部下の育成は1時間とります。
 
21日の火曜日11時~12時にしっかりとります。
22日13時~14時はマーケティング計画に1時間とって、今後のマーケティングプランを練ります。
 
これで会社のレベルが上がります。
まずはこれを確保してから、空いた時間で次に第Ⅰ領域をやりましょう。
 
Bさんに会うのは23日の11時から12時です。
第Ⅱ領域を埋めて、空いた時間に第Ⅰ領域を入れます。
 
そしてC社のクレーム対応は20日の13時~14時に入れます。
そして24日の金曜日に活動報告をします。
 
空いた時間に第Ⅲ領域と第Ⅳ領域を入れるというふうにします。
先に第Ⅲ領域や第Ⅰ領域を入れてしまいがちですが、一番大事なのは第Ⅱ領域の成長に関係するもの、緊急ではないけれども重要な領域の計画を立てます。
 
これを前の週の金・土・日に時間を取ってやります。
これをまず3か月続けてみてください。
 
そうするとあなたの活動がシャープになって、10時間よりも少ない8時間ぐらいの仕事時間でより効果的な仕事ができます。
 
ぜひ経営者の方もサラリーマンの方も受験生の方も優先順位を決めて週間予定を立ててみてください。
あなたのパフォーマンスが上がります。
 
私はいつもあなたの成功・スキルアップを心から応援しております。
ここまでご覧頂きまして誠にありがとうございました。

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